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Offres d'emploi

(06) Assistant.e administrative et formation pour l’UFCV

L’Ufcv est une Association de jeunesse et d’éducation populaire, reconnue d’utilité publique.

Depuis plus de 100 ans, elle développe des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque. Elle est présente au niveau national et ses bénéficiaires sont de plus de 120 000 personnes par an, accompagnés par plus de 1 000 salariés.

La région PACA recherche un ou une assistant.e administratif et formation (Poste grille Ufcv : coordonnateur.trice administratif). Au sein de l’équipe Ufcv PACA, vous êtes en charge de la bonne coordination de la fonction administrative de l’activité formation professionnelle et insertion. En qualité de coordinateur/trice administratif, vous veillez à la continuité du service et l’optimisation du fonctionnement et des procédures internes à l’Ufcv. Vous intervenez aussi sur les missions administratives et accueil standard physique et téléphonique au sein de l’équipe, et sur la région. Véritable connaisseur des dispositifs et du suivi administratif de la formation, en qualité de fonction support pour les équipes de formateurs.trices, vous êtes un expert des procédures, à l’aise avec l’outil informatique (Excel, logiciel métier) mais aussi à l’oral avec les stagiaires et les partenaires publiques.

Missions :

– Administration de la formation :
  • Assurer et organiser le suivi administratif du recrutement des candidats
  • Gérer les dossiers papiers et base de données (demandeurs d’emplois, contrats d’apprentissage, formation continue)
  • Gérer les aides régionales
  • Gérer le suivi de l’assiduité des stagiaires sur les différents dispositifs de formation
  • Garantir les échéances administratives : inscription, facturation, organisation continuité de l’activité
  • Participer à l’amélioration des procédures internes du service
  • S’assurer de la bonne application des procédures et de l’exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée avec le(s) responsable(s) d’activités
  • Facturation aux divers financeurs Suivi de la Trésorerie (encaissement, rapprochement, tableaux de bords)
– Fonctions logistiques :
  • Participer au processus qualité (QUALIOPI)
  • Participer en fonction des besoins aux salons et forums professionnels et de la formation
  • Élaborer les supports de communication des activités
  • Mettre à jour le site internet dédié.
– Prospection et relations avec les usagers :
  • Envoi de mailings, catalogues, supports de prospection
  • Renseigner et orienter les clients et stagiaire sur les activités et services de l’Ufcv
  • Élaboration et évolution des outils et des procédures : Contribuer à l’élaboration des procédures régionales et des outils nécessaires à leur mise en oeuvre

 

  • Poste à pourvoir en CDI Temps plein, salaire conventionnel base 280 = 1769,60 €/ 1960€ brut/mensuel (selon profil)
  • Salaire indicatif : 21 K€-24 K€
  • Avantages salarié : CSE, chèque cadeaux et vacances, accès primoloisirs, possibilité télétravail, prime conventionnelles familiale et reconstitution carrière associative
  • Vous possédez un BAC+2 de type Assistant de Gestion PME ou DUT GEA
  • Vous avez une première expérience dans le secteur de la formation professionnelle et une bonne connaissance de celui-ci.
  • Connaissances spécifiques
  • Maîtrise des techniques et méthodes administratives
  • Connaissance des dispositifs de formation professionnelle continue et des politiques de l’emploi
  • Une connaissance des diplômes préparant aux métiers du sport et de l’animation serait un atout supplémentaire
– Logiciel :
  • Maîtrise des outils bureautiques (office 365)
  • Logiciels spécifiques : KAIROS, DOCAPOSTE …

 

– Compétences requises :
  • Maîtrise de la suite Office indispensable
  • Gestion de la formation professionnelle
  • Accueil clientèle et gestion d’un standard
  • Suivi de facturation et reporting
  • Connaissance des systèmes qualité et rédaction de procédure
– Qualités :

Organisé.e, méthodique et rigoureux.se

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre optimisme, en alliant gestion du stress et esprit d’équipe.

 

Lieu de pratique :
NICE

Jours et horaires de travail :
Du lundi au vendredi – 35h / 9h00 – 17h00

Type de contrat de travail :
CDI

Date de début :
Dès que possible

Coordonnées de contact :
sophie.fanjeaux@ufcv.fr ; sandy.van-gorp@ufcv.fr

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