Skip to main content
Offre d'emploi

(13) Assistant.e administratif.ve pour Frip’insertion – CDD

EMPLOYEUR

Frip’insertion est une association du mouvement Emmaüs, existant sur Marseille depuis plus de 20 ans.
L’association porte un chantier d’insertion permettant d’accompagner une cinquantaine de salariés en CDDI par an, vers une insertion professionnelle durable. L’activité support du chantier est la récupération de dons de linge et accessoires, le tri, la revalorisation et la vente dans 4 boutiques en ville et en ligne.
8 salariés permanents animent et coordonnent l’activité au quotidien.

Principales missions

 Assurer les opérations relatives au recrutement :

  • Concevoir des référentiels d’emplois
  • Publication des offres d’emploi sur Pole emploi ou autres plateformes
  • Recueil et suivi des candidatures (gestion sur tableau Excel)
  • Gestion des réponses par mail, par téléphone
  • Gestion des candidatures sur la plateforme ITOU (imprimer les candidatures, remplir le tableau Excel recrutement, envoyer par sms les convocations à l’information collective, traiter les réponses aux candidats sur ITOU.

 Gestion administrative des embauches :

  • Appeler les candidats retenus, vérification d’éligibilité des candidats et récupération des pièces obligatoires,
  • création des demandes de PASS IAE, création des fiches salarié sur l’ASP, création des fiches salariés sur le logiciel SILESA,
  • réalisation des dossiers papiers d’entrée avec contrat de travail,
  • règlement intérieur, DPAE sur Net entreprise, demande de visite médicale d’embauche auprès de la GIMS, gestion de la demande de mutuelle si nécessaire ou document de dispense,
  • création des casiers nominatifs et gestion des cadenas.

 Gestion administrative RH :

  • Gestion des déclarations d’arrêt maladie et accident de travail,
  • suivi des indemnisations,
  • déclaration sur SYLAE des Contrats aidés,
  • déclaration sur l’ASP des suivis mensuels,
  • gestion des renouvellements de contrat de travail sur SILESA,
  • gestion des saisies d’heures réelles de travail hebdomadaires,
  • mise à jour du registre des salariés,
  • mettre à jour le documents « coordonnées des salariés en insertion » et diffusion sur Whatsapp aux permanentes,
  • Saisi des remboursements sécu sur Chorum et suivre le bon traitement du dossier,
  • Déclaration des PMSMP sur l’ASP,
  • Suivi des rv de visites médicales auprès de la GIMS (annulation, impression des CR, notification si préconisation spécifique),
  • Elaborer et actualiser les supports de suivi et de gestion des ressources humaines (tableaux de bord des congés, tableau de données administratives pour la préparation des bilans…)

 Gérer les opérations liées à la rémunération des personnels :

  • Réalisation de la fiche navette des payes (mensuel, entrée et sortie) en lien avec le cabinet comptable
  • Mise à jour des heures de travail réalisées, des absences, des justificatifs
    Collectes des titres de transport, suivi des STD
  • Edition des bulletins de paie et distribution
  • Enregistrement et transmission aux salariés par mail en complément

 Gérer les opérations liées à la formation des personnels

  • Collecter les besoins en formation du personnel auprès de la direction,
  • rédiger le plan de formation, créer les demandes de financement de formation auprès de l’OPCO Uniformation, suivre leur traitement-pièces complémentaire, refus, acceptation.
  • Gérer les demandes de remboursement de formation sur UNIFORMATION et suivre la réception des chèques.

 Autres tâches administratives :

  • Rédaction et diffusion de notes de services, comptes rendus de réunions, bilans (mise en forme)
  • Suivre des contrats d’externalisation de services (contrats électricité, maintenance informatique, téléphonie…)
  • Réaliser les commandes de matériel pour les différentes activités de l’association et gérer les stocks et dépenses
  • Réalisation de documents support pour l’activité des lieux de travail.
  • Saisie et mise en forme de documents informatiques, tri, classement, archivage, numérisation
  • Gestion assurance et sinistres

 Gestion de l’accueil physique et téléphonique :

  • Réception des appels, prise de messages, orientation et des appels vers les interlocuteurs, primo renseignements.
  • Accueil des visiteurs et orientation.

Position et environnement

 Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice
 Principaux interlocuteurs internes : l’ensemble du personnel permanent et en insertion
 Principaux interlocuteurs externes : les prestataires externes (bureaux de contrôle, médecine du travail, fournisseurs divers…)

Compétences et connaissances

 Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication
 Maîtrise de l’expression écrite et orale
 Grande capacité pour le travail en équipe
 Maitrise de la législation sociale, du droit du travail et des éléments de base en gestion des Ressources Humaines

Qualités

 Discrétion à l’égard des informations confidentielles
 Sens de l’organisation et de la rigueur
 Adaptabilité
 Travail en équipe
 Autonomie et prise d’initiatives
 Compétences rédactionnelles

Conditions d’emploi

 Contrat à durée déterminé de 4 mois en vue d’un contrat à durée indéterminée par la suite
 Quotité : 30 heures hebdomadaires sur 4 jours
 Salaire : Convention collective ACI, entre 1500 à 1750 euros brut mensuels selon expérience
 Localisation : Site administratif de l’association – 23 boulevard des frères Godchot – 13005 Marseille

Des déplacements sur les autres sites sont à prévoir si nécessaire
Pour postuler :
Envoyer lettre de motivation et cv à fripinsertion@yahoo.fr

Lieu de pratique :
Marseille

Jours et horaires de travail :
30h hebdomadaires sur 4 jours

Type de contrat de travail :
CDD

Date de début :
Dès que possible

Coordonnées de contact :
fripinsertion@yahoo.fr

Pièces jointes :

Frip'Insertion

Laisser un commentaire