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Offre d'alternanceOffre d'emploi

(13) Assistant.e technique et administratif.ve pour Ancrages – Alternance

Rattaché.e à l’équipe de Direction, vous intervenez en soutien à la coordinatrice administrative et financière sur les missions liées au suivi administratif et financier de la structure à savoir :

  • Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif et comptable de la structure,
  • Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon les besoins de l’équipe,
  • Assister la coordinatrice administrative et financière dans la gestion quotidienne de la structure.

Gestion administrative et comptable :

  • Aider à la rédaction des documents administratifs liés à l’activité de la structure,
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires (règlement intérieur, Document unique, Dossier d’intégration, dossier administratif),
  • Traitement de la chaîne comptable,
  • vérifications des inscriptions budgétaires,
  • validation et saisie des bons de commande,
  • saisie des mandats et des titres,
  • Exécution comptable des marchés publics et des contrats,
  • Participation à la préparation budgétaire de la direction,
  • Activités secondaire et en binôme avec la coordinatrice administrative et financière,
  • Assistance de direction,
  • Gestion du courrier – arrivé – de la direction générale, diffusion, gestion du courrier signalé,
  • Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction,
  • Organisation , préparation et programmation de rendez-vous et de réunions,
  • Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes, comptes-rendus, conventions, actes administratifs (délibération, décision).

RH :

  • Suivi du cadre règlementaire, des contrats, notes, renouvellement des contrats aidés, registre du personnel,
  • Mise à jour des feuilles temps, récupération, congés,
  • Suivi des arrêts maladie, absences et récupération.

Gouvernance :

  • Planification des instances de gouvernance,
  • Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux de réunion (Assemblé générale, Conseil d’Administration) et le cas échéant les notes de diffusion validées par la Direction,
  • Tri, classement et archivage de documents et apporter un soutien au centre de ressources et documentation,
  • Aide à la saisie des opérations comptables, classement et archivage des pièces comptables (facture, relevé…).

Pôle formation :

  • Préparer les dossiers pour les instances pour les demandes ou maintien d’agréments
  • Enregistrer et suivre les demandes d’inscriptions aux différents temps extérieurs (balades patrimoniales, expositions, formation )
  • Gestion des convention de formation (Rédaction, validation du devis, inscription aux formations)
  • Mise à jour des outils administratifs du suivi des stagiaires (plaquette de formation, feuille d’émargement, planning)
  • Soutien technique et administratif sur les demandes d’appels à projets.

Pôle de médiation culturelle/ documentation :

  • Mise à jour des outils administratifs du suivi des stagiaires (plaquette de formation, feuille d’émargement, planning)
  • Suivi et classement des émargements et autres documents probatoires
  • Soutien technique et administratif sur les demandes d’appels à projets

Débutant.e accepté.e – Permis B – La pratique de l’anglais serait un plus

Lieu de pratique :
Marseille

Jours et horaires de travail :
35h/semaine

Type de contrat de travail :
Contrat d’apprentissage

Date de début :
Septembre 2022

Coordonnées de contact :
Samia CHABANI – déléguée Générale : direction@ancrages.org

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